Защо и как работи един СУПТО? И какво се случва след това

Доста се изписа и изговори по темата. И в крайна сметка всичко това остави трайна следа в главата на всеки един бъдещ или настоящ ползвател на търговски софтуер.

Промените в Наредба Н-18 засягат всички фирми, които приемат плащане в брой и използват касови апарати или софтуер за управление на продажбите и влизат в сила поетапно. Остават сроковете за фирмите, които ще ползват софтуер и онлайн магазините.

Вероятно са ви познати следните практики:

• въвеждате ръчно продажбите в касовия апарат, а същевременно използвате СУПТО;
• реализирате продажби многократно за конкретен клиент, за които издавате една касова бележка и/или една фактура.

След като Наредба Н-18 влезе в сила, тези практики ще са незаконни. Защо? Защото занапред фирмите ще са задължени да използват софтуер, който генерира уникален номер на продажба (УНП). Всяка една поръчка трябва да бъде реализирана като нова продажба и да има УНП, който да е отразен и върху фискалния бон.

Научете как да се подготвите за Наредба Н-18 и срокът от 31.12.2020 г.

Какво е СУПТО?

Съществуват две определения за СУПТО (софтуер за управление на продажбите в търговските обекти) – в Наредба Н-18 и в ЗДДС:

• „Съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г., „управление на продажбите“, чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане“.
• „Съгласно § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС, „софтуер за управление на продажбите в търговския обект“ (СУПТО), е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон“.

СУПТО е софтуер, който:

• управлява продажбите в обекта;
• обработва автоматично информацията за вида стока/ услуга;
• съхранява информацията.

СУПТО – забрани

Ръчно използване на касов апарат, ако устройството е свързано със СУПТО.

Използване на друг софтуер за следене на продажбите (нерегистриран в НАП), при наличие на СУПТО в търговския обект. Всички вторични софтуери (като електронни таблици например) могат да бъдат приети от служителите на НАП за нелицензирани.

Разберете и дали е задължително да използвате СУПТО.

Работа със СУПТО – специфики

• Можете да инсталирате софтуера на: телефон, компютър, таблет.
• СУПТО генерира уникален номер на продажбата в момента на създаването на операцията. Номерът не може да бъде анулиран. Запазва се в базата данни, дори и при анулиране на отворена операция.
• Върху касовата бележка се генерира QR код, който позволява на клиентите да проверят отчетената в НАП продажба. Информация към НАП се изпраща в реално време.
• Финализираните продажби (с издаден касов бон) не могат да бъдат анулирани. Имате възможност да редактирате продажбата – чрез сторно операция. Вижте как да го направите, ако работите с I-Cash.
• Неприключена продажба (без издаден касов бон) може да се анулира, но софтуерът съхранява информацията за нея (УНП, стоки, услуги, количество и др.).
• Анулирането на други операции или номенклатури не води до изтриване на данните за тях.
• СУПТО прави автоматичен архив на всеки 24 часа. Не можете да коригирате операция, въведена преди създаването на архива. Тази операция се анулира и се въвежда отново. При доставка например, количествата се заприхождават в деня на новото въвеждане. 24 часа по-късно нямате право да нанасяте корекции на доставката, освен ако не създадете ново връщане към доставчик.
• Плащанията с банкови карти на ПОС-терминали се считат за плащания в брой. За тях е задължително издаване на касова бележка.
• Един софтуер управлява всички фискални устройства в един обект. Ако обявите в НАП, че работите със СУПТО, всички ФУ трябва да са свързани с него.
• СУПТО разполага с отделна секция, в която са поместени таблици с данни, до които служителите на НАП трябва да имат достъп. Таблиците дават детайлна информация за осъществените операции.
• СУПТО не изисква наличие на складова програма. Софтуерът може да се използва като средство за издаване на следните счетоводни документи: фактура, авансова и проформа фактура, дебитно и кредитно известие.

Преди да започнете работа със СУПТО, трябва да подадете декларация към НАП. Научете как да регистрирате СУПТО в НАП от статията в блога.